Administration and Finance Assistant at Fonds Africain de Garantie et de Coopération Economique (FAGACE)

VACANCY ANNOUNCEMENT:

Administration and Finance Assistant – FAGACE Representation in Rwanda

A real instrument in the mechanism of financing for development, the African Guarantee and Economic Cooperation Fund (FAGACE) has played an important role over the past 40 years in favour of the economic integration of its fourteen member states, with more than 2500 billion CFA mobilized through its interventions.

Based on its own experience, the Fund is aware of the need to modernize itself due to the constant changes in the international environment and in this Africa with a high need of integration.

As part of the framework of the new strategic plan for 2021-2025 which constitutes the compass of our Institution over the next five years it’s important to present the vision of FAGACE as follows:

“Making FAGACE a modern institution that contributes to the financing for development and financial integration in Africa”

Therefore, to be able to achieve this vision, the Fund seek to hire a highly qualified Administration and Finance Assistant who will be under the supervision of the FAGACE Resident Representative in Rwanda with the following duties and responsibilities;

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

1) Provide support to the daily administrative and financial management of the Representation:

The Administrative and Finance Assistant;

• Contributes to the preparation and monitoring of both the budget and treasury statements;
• Manages the collection, archiving and submission to Headquarters of all necessary supporting documentation for the monitoring of the expenses of the Representation;
• Provides support in the organization of day-to-day management of the Representation (organising meetings, mailing management, receiving walk in partners);
• Manages and monitors missions’ logistics;
• Takes meeting minutes and archives them;
• Handles the purchase of office supplies and consumables and the management of representation expenses (payment of invoices and others);
• Assists the Fund Representative in different administrative and financial duties when needed.

2) Support to the management of operational activities of the representation:

The Administrative and Finance Assistant;

• Welcomes; informs and direct clients (banks and entrepreneurs in need of the fund’s intervention);
• Creates and keeps up to date clients’ and partners’ database;
• Ensure preliminary examination of the files requesting for Fund’s intervention under the supervision of the Fund Representative;
• Contribute to the development of operational activities of the Representation.

3) Support to Communication

 The Administrative and Finance Assistant;

• Ensures the selection and collection of strategic information;
• Contributes to the implementation of the Fund’s communication policy within the scope of intervention.

PROFILE:

• First Degree (A0) in Management and/or finance;
• Languages: shall have a good knowledge of French and English;
• Personality traits: good organizational capacity; ability to communicate clearly (verbally and in writing); good adaptability and resourcefulness; good numerical/analytical and synthesis skills; ability to work in a team; a sense of confidentiality, rigour and precision;
• Skills: good speaking and writing skills in French and English; a good knowledge of International Financial Institutions and the environment of the Guarantee Funds; have experience in the analysis of project financing requests; have a good knowledge of the IT tools and comfortable with Office software; have a good knowledge of microfinance.
• Experience: Shall have a minimum working experience of 5 years in an international or regional banking institution or development financing;
• Be a Rwandan citizen and resident;
• Having a driver’s licence and a good network would be an asset;
• Age limit: Maximum 45 years as of December 31^st, 2021.

Place of work: Kigali, RWANDA

 APPLICATION GUIDELINES:

Interested candidate should apply online only by sending their documents through recrutement@fagace.org mentioning in subject «ADMINISTRATION AND FINANCE ASSISTANT RECRUTEMENT – FAGACE REPRESENTATION IN RWANDA ».

Deadline for application: August 15^th, 2021 at 5PM sharp (Cotonou time/GMT+1).

 Application package shall include:

• A letter of motivation addressed to the Managing Director of FAGACE;
• Detailed Curriculum Vitae (plus a colour photo) accompanied by relevant supporting documents of your technical capacities and acquired experiences. The contact details of your various employers must be mentioned on the CV;
• A copy of your national identity card;
• A criminal record dated less than three (03) months old.

NB: Only successful candidates will be contacted.

POSTE A POUVOIR :

Assistant Administratif et Financier pour la Représentation du FAGACE au Rwanda

Véritable instrument dans le mécanisme de financement du développement de l’Afrique, le Fonds Africain de Garantie et de Coopération Economique (FAGACE) a joué un rôle important au cours de ces 40 dernières années en faveur de l’intégration économique de ses quatorze Etats membres, avec plus de 2 500 milliards FCFA mobilisés grâce à ses interventions.

Fort de ses propres expériences, le Fonds est conscient de la nécessité de se moderniser face à un environnement international en perpétuel mutation et dans une Afrique à fort besoin d’intégration.

Dans le cadre du nouveau Plan Stratégique 2021-2025 qui constitue la boussole de notre Institution au cours de ces cinq (05) prochaines années, il est important de présenter la vision du FAGACE comme suit :

« Faire du FAGACE une Institution moderne qui contribue au financement du développement et à l’intégration économique et financière en l’Afrique. ».

Par conséquent, pour être en mesure de réaliser cette vision, le Fonds cherche à embaucher un Assistant Administratif et Financier hautement qualifié qui sera sous la supervision du Représentant résident du FAGACE au Rwanda avec les missions et responsabilités suivantes ;

MISSIONS ET RESPONSABILITES :

1) Appui  à la gestion administrative et financière de la Représentation :

L’Assistant Administratif et Financier

• Participe à l’élaboration des états budgétaires et de trésorerie et en assure le suivi ;
• Gère la collecte, l’archivage et l’envoi au Siège des justificatifs nécessaires au suivi des dépenses de la Représentation ;
• Apporte un appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante de la Représentation (organisation des réunions, l’envoi, la réception et la distribution des courriers) ;
• Gère et assure le suivi des missions (réservations d’hôtels, restaurants, gestion de l’accueil, du transport, de la logistique) ;
• Se charge de l’élaboration des comptes rendus de réunion et autres documents administratifs (courriers, rapports, aide-mémoires, etc.) ;
• S’occupe de l’achat de fournitures et de consommables de bureau et de la gestion des frais liés à la Représentation (règlement des factures, et autres) ;
• Assiste le Représentant dans les différentes tâches administratives et financières en cas de besoin.

2) Appui à la gestion opérationnelle des activités de la Représentation :

 L’Assistant Administratif et Financier

• Accueille, renseigne, oriente les clients (banques et promoteurs de projets en quête d’une intervention du Fonds) ;
• Crée et met à jour des bases de données (clients, partenaires, etc.) ;
• Assure l’instruction préliminaire des dossiers de demande d’intervention sous la supervision du Représentant ;
• Contribue au développement des activités opérationnelles de la Représentation.

3) Appui à la Communication

 L’Assistant Administratif et Financier

• Veille à la sélection et à la collecte d’informations stratégiques ;
• Contribue à la mise en œuvre de la politique de communication dans le périmètre d’intervention.

PROFIL :

• Formation : BAC+3 en gestion et/ ou finance ;
• Langues : avoir une très bonne connaissance du Français et de l’anglais ;
• Traits de personnalité : bonne capacité d’organisation ; aptitude à communiquer clairement (verbalement et par écrit) ; bonne capacité d’adaptation et d’esprit d’initiative ; bonnes capacités d’analyse et de synthèse ; capacité de travailler en équipe ; sens de la confidentialité, rigueur et précision ;
• Connaissances : bonnes capacités de locution et de rédaction en français et en anglais ; une bonne connaissance des Institutions Financières Internationales et de l’environnement des Fonds de garantie ; avoir une expérience dans l’analyse des requêtes de financement des projets ; avoir une bonne connaissance de l’outil informatique et une maîtrise des logiciels Office ; avoir une bonne connaissance de la microfinance.
• Expérience : avoir une expérience de 5 ans au moins dans une institution internationale ou régionale bancaire ou financière de développement ;
• Etre ressortissant du Rwanda et résident au Rwanda ;
• Être titulaire d’un permis de conduire et avoir un bon carnet d’adresse serait un atout ;
• Limite d’âge : Maximum 45 ans au 31 décembre 2021.

Lieu du poste : Kigali, RWANDA

DEPOT DES CANDIDATURES ET PIECES A FOURNIR :

Le dossier de candidature doit parvenir au FAGACE uniquement par mail à l’adresse au «recrutement@fagace.org » avec la mention « RECRUTEMENT ASSISTANT

ADMINISTRATIF ET FINANCIER A LA REPRESENTATION DU FAGACE AU RWANDA».

La présente offre expire le 15 Août 2021 à 17h00 mn (heure de Cotonou/GMT+1).

 Le dossier de candidature comprend :

• Une lettre de motivation adressée au Directeur Général du FAGACE ;
• Un Curriculum vitae détaillé (plus une photo couleur). Les coordonnées de vos différents employeurs doivent être mentionnées sur le CV ;
• Une copie de la carte d’identité nationale ;
• Un casier judiciaire daté de moins de trois (03) mois.

NB : Seules les candidatures retenues seront contactées.